档案小知识

一、档案工作重要性

人类历史空间相连,时间相续,成为不可分割的时空统一体。维系这个时空统一体的事物,就是档案。档案无处不在。

档案走过的历程:结绳记事--甲骨金石--简牍缣帛--铁金册--纸墨文书--音像制品--电子文件,即:甲骨档案--石刻档案--简牍档案--羊皮档案--纸质档案--声像档案--实物档案--电子档案。


档案的概念

是指过去和现在的国家机构、社会组织、以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形成的历史记录。(《档案法》第二条)

档案:国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。(档案工作基本术语DA/T1-2000


档案的特点

档案具有如下特点:(1)原始性(本质属性)

(2)真实性

(3)有效性

(4)多样性


档案的作用

记录作用:好记性不如烂笔头。----存史

凭证作用:口说无凭,立字为证。----维权

参考作用:前事不忘,后事之师。----资政

教育作用:以史为鉴,以史育人。----育人

领导题词

李瑞环:对历史负责、为现实服务、替未来着想。

胡锦涛:借助档案,我们可以更好地了解历史,把握现在,预见未来。

习近平:经验得以总结,规律得以认识,历史得以延续,离不开档案与档案工作。


二、贯彻落实国家档案局令第8号

贯彻落实第8号令的意义2006年12月18日,国家档案局发布了第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,这是近年来国家档案局发布的有关机关档案工作的一个重要业务文件。认真贯彻实施《规定》,对于正确界定机关文件材料归档范围,准确划分文书档案保管期限,及时开展档案价值鉴定工作,确保国家档案资源的齐全完整,具有重要意义。贯彻落实第8号令要解决三个关键性问题 、明确归档范围,一是要克服重“红头文件”轻“非红头文件”的观念;二是要以《规定》为约束,解决文件材料完整归档的问题。把握归档重点,一是反映单位主要历史面貌的文件材料;二是反映单位行政管理、行政执法活动的重要文件材料;三是反映单位主要职能活动的重要文件材料;四是反映单位人事活动的文件材料。合理确定保管期限,一是先分永久与定期;二是再分30年与10年在制订《规定》时应注意的几个问题

1、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的关系问题

2、《规定》中没有列举到的怎么办?

3、如何把握重要的和一般的?

4各单位制订《规定》的方法

一要深入实际,调查研究二要以我为主,体现特色;以人为本,覆盖民生三要反复论证,保证质量四要分清责任,严格把关具体工作步骤、成立本单位编制工作小组,召开第一次会议、调查摸底、形成“讨论稿”、召开编制工作小组第二次会议、检验、报批。


三、文件材料的收集

收集工作的要求:科学组织、信息完整、结构优化、标准控制。

收集工作的依据:建立单位归档制度,
包括:归档范围;归档时间;归档要求。


文件材料的归档范围反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的,对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。本单位需要贯彻执行上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料。其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。


文件材料的归档范围上级机关的文件材料中,普发性不需本单位办理的文件材料,任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等、本单位文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,单位内部互相抄送的文件材料,本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;、同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料、下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。


归档时间要求按年度归档:适合于文书档案、会计档案、业务档案等按活动结束时间归档:适合于基建档案、设备档案、会议文件、专项检查等、按工作阶段归档:适合于基建档案、科研档案等随时归档:适合于文书档案、照片档案、声像档案、电子文件、实物档案等

如何做好单位档案室的收集工作加强对归档制度的宣传、对文件形成的超前控制、对文件积累、归档的监督和指导、全面检查归档的质量。


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