走进档案


“档案”的由来

在原始社会里,人们靠语言表达和交流思想和经验。随着社会的发展,为适应复杂的社会生产和生活,人们创造了结绳、刻等记事方法。结绳与刻可以说就是档案最早的起源。我国的档案工作从夏代开始,国内现存最早的文字档案是二十世纪初。在河南安阳殷墟出土的距今三千多年的殷商时期的甲骨刻辞,也称甲骨档案。档案一词最早出自明朝杨宾的《柳边纪略》一书。         什么是文件?

文件是指某机构或个人在活动中形成或接收的记录信息,它由足以为该活动提供凭证的内容、背景和结构三要素组成,而不论其形式或载体如何。文件的基本结构是它的记录形式。

什么是档案?

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案是一种具有悠久历史的事物,我国目前现存的最古老的档案是距今已有3000多年历史的甲骨档案。之后又出现了青铜铭文档案、简牍档案、金石档案、缣帛档案等,以及我们今天所看到最多的纸质档案。近百年来,由于科技的发展,档案的形式日渐增多,大量出现了照片、录音、录像、缩微、光盘档案等。


何谓“全宗”?

全宗是一个国家机构、社会组织以及个人形成的有机的档案整体,全宗号是档案馆给定的每个全宗的代码。现代定义 我国的全宗理论是在借鉴苏联模式的基础上逐步形成的。我国认为:全宗是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体,它的基本涵义有三点,即全宗是一个有机整体,全宗是在一定的历史活动中形成的,全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。


何谓“档号”?

档号:档案实体编号的总称,包括全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。

档案馆(室)内档案档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码,一个代码只表示一个编号对象。唯一性原则、合理性原则、稳定性原则、扩充性原则、简单性原则。


何谓“案卷”?

机关工作中形成的大量文件在办理完毕后要加以系统的整理,整理的最终结果把零散的单份文件组合在一起,形成一个个文件数量不等的篇合体,这些文件的集合体就叫做案卷。这种把零散文件组合成案卷的工作就是文书立卷工作。


何谓“归档”?

归档是指各机关单位在工作活动中不断产生的文件材料处理完毕后,不得由承办单位或个人分散保存,必须由文书部门或业务部门整理立卷,定期移交给机关单位档案室保存。在我国,归档已成为党和国家明文规定的一项制度。在正常情况下,机关单位档案室的收集工作主要是指机关内文件材料的归档。